Gestão de projetos: quais os benefícios?

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Você sabe o que é gestão de projetos? Projetos circundam nossas vidas cotidianas — seja nos negócios ou em casa.

Pense nos projetos por um minuto: na vida profissional temos prazos, metas, entregas e na vida pessoal também nos deparamos com tarefas que se não forem bem administradas podem virar uma bela avalanche de afazeres.

Esses — e muitos outros exemplos — são verdadeiros projetos que precisam ter uma data inicial e final bem definidas, assim como algum nível de gerenciamento para a sua execução.

Mas o que é e como acontece a gestão de projetos? Já ouviu falar da sigla PMI?

Abaixo explicaremos melhor tudo isso!

Projetos

Nos negócios e na indústria, os projetos são tipicamente operações exclusivas que são realizadas para atender a metas específicas.

Exemplos de projetos podem incluir o desenvolvimento de um software para aumentar a produtividade dos funcionários, a construção de um prédio ou até mesmo o design de um site para aumentar o número de conversões e vendas.

A lista poderia continuar. Todos esses tipos de projetos requerem uma equipe de pessoas responsáveis ​​por diferentes aspectos da entrega, mas como gerenciar todos os projetos e áreas envolvidas para que a entrega aconteça? Como ter a visão micro e macro de tantos projetos?

Em muitos casos, é essencial que haja um gerente de projetos para garantir que a equipe entregue o trabalho dentro do prazo e cumpra suas metas declaradas.

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos não é uma ferramenta ou uma pessoa, é uma prática. Ela aplica conhecimento de processos, habilidades, ferramentas, produtos e técnicas às atividades do projeto, a fim de garantir um caminho sólido para seu sucesso, atendendo a metas e requisitos pré-definidos.

É aqui que entra a sigla PMI, tão falada no mundo da gestão de projetos. PMI é um acrônimo para Project Management Institute, uma instituição internacional sem fins lucrativos que associa profissionais de gestão de projetos.

O PMI é a autoridade mor no assunto. É dele a definição de gestão de projetos mais aceita no mercado, dizendo que esta:

é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma efetiva e eficaz. Trata-se de uma competência estratégica para organizações, permitindo com que elas unam os resultados dos projetos com os objetivos do negócio”.

A instituição também é responsável pela criação e divulgação do guia PMBKO, que reflete as melhores práticas na gestão de projetos e serve como manual para os profissionais do setor.

Qual é o papel de um gerente de projetos?

O gerente de projeto está na linha de frente, defendendo equipes, clientes e projetos contra falhas de comunicação, prazos perdidos, escassez de escopo e quaisquer outras falhas.

Ele defende o bem-estar das pessoas envolvidas em seus projetos e busca fazer ou facilitar decisões estratégicas que sustentem suas metas.

Essa é uma descrição de trabalho desafiadora que exige um bom equilíbrio no gerenciamento dos detalhes administrativos / estratégicos e também uma excelente capacidade de comunicação e liderança.

PMs (do inglês, project managers) não são robôs. Eles trabalham em planilhas, analisam os processos, melhoram a comunicação entre os setores, geram produtividade e acompanham os prazos.

Quais os benefícios da gestão de projetos?

Há tantas tarefas e qualidades intangíveis dos gerentes de projeto que não é incomum as pessoas não entenderem exatamente tudo o que ele faz, por isso listamos alguns benefícios:

  • Equipes mais eficientes: ter um PM em sua equipe significa que você tem uma pessoa dedicada a garantir que o trabalho seja feito no prazo e no momento certo. Essa pessoa também quer garantir que as práticas da equipe estejam funcionando sem problemas e sejam corrigidas caso necessário;
  • Maior satisfação: clientes e equipes saem de projetos que são feitos dentro do prazo e do orçamento com um sorriso no rosto. Eles também ficam mais satisfeitos quando a comunicação flui bem;
  • Organização: equipes com gerentes de projeto se beneficiam do fato de que alguém está prestando atenção em como, quando e por que algo deve acontecer. Quando você tem um PM dedicado, há tempo para organizar e usar as ferramentas certas para ajudar a equipe;
  • Desenvolvimento da equipe: quando você está tentando trabalhar em uma tarefa e gerenciá-la, pode se deparar com muitos obstáculos. Isso significa que você não tem tempo para se concentrar em seu próprio trabalho ou desenvolver estratégias para fazê-lo melhor. Quando um PM está envolvido, esse estresse é eliminado e a equipe consegue colaborar e crescer;
  • Flexibilidade: os grandes PMs sabem que os projetos mudam e estão sempre atentos a isso. E quando essa mudança se torna um fator real, eles imediatamente encontram maneiras de adaptar o caminho do projeto;
  • Qualidade: quando sua equipe está focada, a qualidade do trabalho sobe porque eles têm todo o tempo que precisam (dentro do escopo) para fazer suas tarefas. É comum que um PM contribua para revisões internas e garanta que o trabalho esteja impecável antes de sair pela porta.
  • Visão concreta: o acompanhamento de perto permite uma visão realista do cenário como um todo, o que facilita o entendimento de possíveis problemas e a busca por melhorias necessárias para o bom andamento dos projetos.

Agora que você sabe o que é e os impactos da gestão de projetos, confira quais são os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes!