eSocial: entenda e prepare-se para as mudanças

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Você já ouviu falar do eSocial mas ainda não tem certeza do que ele é exatamente? Não se preocupe, você está no lugar certo! Sabia que o sistema já é obrigatório a todas as empresas, inclusive na indústria, e vamos te ajudar a dominá-lo para adequar suas operações?

O eSocial tem por objetivo fazer um controle das informações trabalhistas e dados das empresas brasileiras. E não, nenhuma delas poderá escapar. Por isso, os gestores na indústria devem entender como o sistema funciona e se adaptar às mudanças.

E de que forma o eSocial atua? Como implementá-lo? O que minha empresa precisa? É o que você irá descobrir a seguir! Vamos lá?

O que é o eSocial?

O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, onde os empregadores devem informar, de maneira unificada, todas as obrigações acessórias relacionadas aos seus empregados.

Há quem confunda o eSocial com obrigações tributárias, mas a verdade é que o sistema é apenas uma forma de unificar a declaração das informações trabalhistas da empresa.

Com o envio desses dados pelo eSocial, 15 obrigações legais existentes atualmente serão substituídas e passarão a ser obrigatórias para as empresas.

Por que o eSocial foi criado?

Em várias das obrigações mencionadas, as informações enviadas se repetiam, tornando a declaração dos vínculos empregatícios trabalhosa, sujeita à erros e, em geral, contraproducente.

Com o eSocial, todas as quatro entidades do governo —  CEF, Receita Federal, Ministério do Trabalho e Secretaria da Previdência Social —, que antes recebiam os mesmos dados em inúmeras obrigações diferentes, receberão tudo de uma só vez, por meio de apenas uma declaração.

O que vai mudar com o eSocial?

A partir de sua total implantação e obrigatoriedade, o eSocial exigirá algumas reformulações nos procedimentos normais de Recursos Humanos dentro das empresas. Será necessário enviar as informações ao sistema da Receita Federal, que vai validá-las e emitir um número de protocolo de recebimento da informação.

Os prazos para remessa de informações variam conforme o assunto tratado pela área de Recursos Humanos. A seguir, damos alguns exemplos dessas remessas e de seus prazos:

Admissões e demissões de empregados

Essas informações devem ser passadas imediatamente após a ocorrência. O trabalhador não poderá ser admitido ou demitido antes que a informação esteja no sistema da Receita Federal.

Folha de pagamento

Como o pagamento da folha é variável para algumas empresas, que devem efetuá-lo no último dia do mês, conforme convenções de algumas categorias, ou podem fazê-lo no quinto dia útil do mês seguinte — caso não haja qualquer cláusula a respeito nas convenções coletivas — o prazo para remessa das informações sobre a folha é o dia 7 do mês subsequente à sua referência.

Jornada de trabalho e horários

As alterações de jornada de trabalho ou de horários devem ser informadas sempre que ocorrerem, inclusive para trabalhadores que estão isentos de marcações de ponto. Essa medida poderá evitar muitos problemas na área trabalhista, principalmente com relação a horas extras.

Alterações de salário

As alterações salariais, seja por dissídio trabalhista, por mérito ou por promoção, deverão ser feitas no dia subsequente à alteração.

Como se preparar para o eSocial?

#Passo 1

Você já conhece as mudanças acarretadas pelo eSocial e como isso afeta a realidade da sua empresa? Se não, busque informação e capacitação de qualidade para você e seus profissionais. Mostre a eles a importância do eSocial e como ele afetará o dia a dia da organização.

#Passo 2

Conheça os campos exigidos nos layouts do eSocial. Verifique também os campos correspondentes do sistema de origem, a fim de garantir que esses dados estejam completos e certos.

#Passo 3

Avalie se os processos da empresa estão aderentes à legislação. Fique atento! Com o eSocial, as leis trabalhistas serão consolidadas e acompanhadas digitalmente, por isso é importante ter certeza de que sua organização segue os prazos e regras estipulados pelo governo.

#Passo 4

Quem é a pessoa responsável pelo eSocial em sua empresa? Se você ainda não sabe a resposta para essa pergunta, está na hora de definir um “dono” do projeto. Mas não se esqueça: essa pessoa precisa ter autonomia na organização e se reportar diretamente à alta direção.

Afinal, compete a ela conhecer as exigências do eSocial, definir a matriz de responsabilidades e garantir que as ações sejam realizadas.

#Passo 5

Reúna as empresas terceirizadas que se relacionam com o eSocial. Assim como os seus processos internos, aqueles realizados junto a esses parceiros também precisarão de adequações. Afinal, algumas informações essenciais ao eSocial podem estar sob responsabilidade deles.

#Passo 6

Como são os sistemas utilizados por sua empresa hoje? É importante mapeá-los, integrá-los e ter um único ponto de gestão da transmissão dos dados, porque só assim será possível melhorar a qualidade e a assertividade da informação.

#Passo 7

As informações dos colaboradores de sua empresa estão atualizadas? Como você recolherá os novos dados exigidos pelo eSocial? Dê atenção a essa etapa e a inicie o quanto antes, saneando os cadastros de funcionários.

#Passo 8

Sempre que possível, opte pela automatização dos processos, que trará como benefícios:

  • Fatos registrados quando efetivamente ocorrem na empresa e dentro dos prazos legais;
  • Gestão mais eficaz, cumprimento dos prazos e conformidade com a legislação;
  • Maior transparência, agilidade e percepção de oportunidades de melhorias;
  • Integração dos processos de negócios e das áreas envolvidas;
  • Instauração de uma visão global.

#Passo 9

Crie uma governança para o eSocial:

  • Foque na prevenção de problemas;
  • Avalie as inconsistências;
  • Cheque as informações;
  • Faça acordos de nível operacional, ou seja, estabeleça prazos internos e garanta que eles sejam cumpridos;
  • Defina ações de melhoria contínua.

O eSocial vem para simplificar o trabalho na hora de realizar as declarações de cunho trabalhista na sua empresa. Ele já está em vigor e quem não se adequar estará sujeito a sofrer multas e encargos.

Quer continuar aprendendo como melhorar sua gestão na indústria? Leia também nosso post com 6 processos eficientes para ficar atento!