Como calcular e reduzir o lead time de compras?

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A qualificação de fornecedores possui um papel fundamental no desempenho geral das organizações de manufatura fornecendo a estrutura de como os relacionamentos serão desenvolvidos e mantidos.

É preciso identificar os fornecedores e seus grupos a serem direcionados como parte da missão de negócios da empresa. Para isso, um dos fatores principais é o lead time de compras.

O lead time varia de setor para setor, mas ainda deve ser consistente e relativamente curto. Se você não estiver recebendo as remessas tão rapidamente quanto deveria, a produção poderá sair prejudicada e a empresa perderá receita no processo.

Para te ajudar, mostraremos porque a redução do lead time é tão importante e daremos algumas dicas que podem ser implementadas! Acompanhe conosco:

O que é o lead time de compras e como calculá-lo?

O lead time de compras é o tempo que leva para processar um pedido e receber a remessa de seus produtos. Por exemplo, se 100 unidades do produto x forem encomendadas em 11 de abril  e se espera que sejam recebidas em 25 de abril o lead time é de 14 dias.

Esta é uma ferramenta essencial na gestão de compras, que a utiliza para calcular o inventário de estoque de segurança e para aplicar uma fórmula de ponto de reabastecimento correta.

O lead time de compras depende do seu processo de obtenção e colocação de pedido, um sistema de gerenciamento de inventário pode ser uma ferramenta simples, como o Excel ou um software de ERP.

O seu lead time provavelmente irá variar para cada pedido, mas se você quiser saber o prazo médio de entrega para cada fornecedor poderá usar esta fórmula:

O número total de lead times dividido pelo número total de pedidos feitos.

Ou seja, se você pedir um estoque uma vez por mês, durante 6 meses, o número total de pedidos feitos será seis. Seguindo este exemplo, vamos supor que esses foram seus lead times:

  • Janeiro: 8 dias
  • Fevereiro: 11 dias
  • Março: 9 dias
  • Abril: 6 dias
  • Maio: 7 dias
  • Junho: 5 dias

Some todos os lead times (8 + 11 + 9 + 6 + 7 + 5) = 46.

Agora é só usar nossa fórmula:

O número total de lead times (46) dividido pelo número total de pedidos feitos (6) = 7,67, que será o lead time médio para este fornecedor.

Em relação à sua indústria, quanto mais rápido for o seu lead time mais eficiente será toda a sua cadeia de suprimentos, o que é apenas um dos poucos benefícios da redução do lead time. Vamos a eles abaixo.

Quais os benefícios de redução do lead time de compras?

Os principais benefícios de reduzir o lead time de compras são reduzir os custos de manutenção, simplificar as operações e aumentar a produtividade. Mas a lista não termina aí.

Aqui estão alguns benefícios mais específicos da redução do lead time:

  • Reposição mais rápida de estoque para evitar faltas, perda de vendas e perda de clientes;
  • A capacidade de superar seus concorrentes com uma produção mais rápida e eficiente;
  • Aumentos no fluxo de caixa devido ao aumento no atendimento de pedidos;
  • Flexibilidade durante mudanças rápidas no mercado;
  • Cumprimento dos prazos de forma consistente.

Esta não é uma lista exaustiva, mas dá uma ideia do que você pode ganhar se conseguir fazer reduções marginais no seu lead time, o que abordaremos na próxima seção.

Quais estratégias de redução de lead time de compras?

Se você quiser reduzir seu lead time, aqui estão algumas estratégias para você começar.

1. Criar um contrato de lead time com todos os fornecedores

Você provavelmente tem um contrato com seu fornecedor atual, mas você estipulou seus termos e expectativas no lead time? Provavelmente, não e você deveria.

Qualquer fornecedor pode fazer afirmações ousadas sobre seus lead times, mas muitos não estão à altura do que prometem. Quando você pede aos seus fornecedores para concordarem legalmente com prazos de entrega pré-definidos, eles podem hesitar e ficar desconfortáveis.

Isso significa que eles serão mais realistas no que podem oferecer a você e terão maior probabilidade de se esforçar para manter os prazos de entrega acordados. Antes que esta discussão ocorra, você já deve saber o seu lead time ideal.

Depois que você descobrir isso, veja o que deve estar em seu contrato:

  • Processos de aviso em caso de falta de estoque, descontinuações ou alterações de preço;
  • Tempos de entrega para cada pedido/estoque específico;
  • A multa por mercadorias danificadas durante o transporte;
  • A multa por atrasos nas entregas.

2. Solicitar inventário com mais frequência

Muitas empresas fazem grandes pedidos em massa uma vez a cada poucas semanas. Isso é previsível e deixa você com muito estoque em seu depósito.

No entanto, esse estoque aumentará rapidamente seus custos de transporte e, se não for usado ou vendido, se tornará obsoleto e terá que ser drasticamente descontado ou descartado e você não conseguirá mais gastar esse custo.

Solicitar quantidades menores de estoque com mais frequência, com base em dados de vendas precisos e previsões realistas, ajuda a aumentar sua taxa de rotatividade de estoque, diminuindo o custo geral.

Esse método é melhor usado por empresas que tentam implementar uma solução just-in-time de gerenciamento de inventário, mas também pode ser usado por empresas que simplesmente não querem pedir mais do que precisam.

3. Compartilhar dados de vendas com seu fornecedor

Se você mantiver registros detalhados de seus dados de vendas e usar esses relatórios para solicitar estoque do seu fornecedor, poderá compartilhá-los com eles para aumentar sua colaboração.

Se eles puderem ver seus dados de vendas, eles poderão antecipar um pedido recebido. Eles podem até ter um estoque pronto para ser enviado no momento em que você enviar o seu pedido de compra, se os pedidos forem razoavelmente consistentes.

Compartilhar a carga da quantidade do pedido dá a você o benefício de prazos de entrega menores e dá ao seu fornecedor o benefício de saber como melhor atendê-lo ao lado de seus outros clientes.

4. Automatize seu gerenciamento de estoque

A previsão de demanda, a geração de relatórios de vendas e o cálculo do lead time de compras são muito mais fáceis de realizar quando você não está perdendo tempo manualmente inserindo dados e escrevendo pedidos.

O software de gerenciamento de inventário pode automatizar seu processo, otimizar o gerenciamento da cadeia de suprimentos e ajudá-lo a equilibrar seu capital de giro. Manter o controle de pedidos de compras, níveis de estoque, dados de vendas e custos de transporte é simples e direto.

Se você deseja reduzir os prazos de entrega e agilizar suas operações, essas dicas certamente te ajudarão no caminho correto!

Quer continuar aprendendo mais? Aproveite e veja nosso artigo sobre a importância da integração na cadeia de Supply Chain!